“We gaan digitaliseren. Door informatie op te ruimen, processen papierloos te maken en digitaal samen te werken via Office 365”

#Klantcase Onderlinge

Uitdaging

De medewerkers van Onderlinge zijn gewend op een bepaalde manier te werken. Bijvoorbeeld het gebruik van netwerkschijven en het aanmaken van mapjes om informatie in te plaatsen. Het is de bedoeling dat uiteindelijk elke medewerker met Office 365 zijn/haar werkzaamheden kan uitvoeren. Daarom is besloten Office 365 op te delen in verschillende fasen. Fase 1 is samenwerken, dit wordt gedaan met behulp van Teams. Met een pilot-aanpak kunnen de medewerkers proeven en ervaren wat Teams inhoudt en welke onderdelen binnen Teams hen meerwaarde bieden. Fase 2 is het ombouwen en verbeteren van het intranet. Dit wordt gedaan met behulp van SharePoint Online. Er staat veel informatie op het Intranet, het is belangrijk om te bepalen welke informatie relevant is om in de nieuwe vorm terug te laten komen en welke informatie wordt verwijderd. Daarnaast moet een rechtenstructuur worden opgesteld die wordt beheerd door de eigenaren van het intranet. Fase 3 is het digitaliseren van processen (documentstromen). Kunnen de huidige processen worden omgezet naar digitale processen zodat de medewerkers ook hier weer meerwaarde uithalen en efficiënter kunnen werken.

Technische oplossing

In fasen gaan we met verschillende tools (Teams, SharePoint Online en Flow) van Office 365 aan de gang. Voor elke afdeling wordt binnen Teams een team aangemaakt. Op basis van PowerShell wordt een Team samengesteld dat in de basis voor ieder ander team kan worden uitgerold. Met SharePoint Online wordt het huidige intranet omgebouwd en verbeterd. De 'papieren' processen worden gedigitaliseerd en waar nodig wordt intelligentie ingebouwd om te zorgen dat de meeste meerwaarde voor De Onderlinge wordt behaald.

Rol Rubicrew

Het complete traject voor digitalisering naar Office 365 begeleiden en uitvoeren. Zoals trainingen geven, wekelijkse sessies beleggen over de voortgang, het in elkaar zetten van omgevingen voor de verschillende teams (structuur, autorisaties), discussies over functionaliteit en techniek en vooral de mensen meenemen/enthousiasmeren om Office 365 te gebruiken. Daarnaast samen met een eigenaar van een team/afdeling/project ook zorgen voor de functionaliteiten binnen de verschillende tools van Office 365 (vooral Teams, SharePoint Online en Flow). 



Terug naar het overzicht

Vragen over dit onderwerp?



Copyright Rubicon   |   All Rights Reserved   |   Privacy Statement   |   Disclaimer