Cases

‘Niet vanzelfsprekend: Rubicon gaat echt naast je staan’

De Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) werkte met een gedateerde infrastructuur toen het Rubicon verzocht om te migreren naar de cloud én te gaan werken met Microsoft 365. Uitdagend was dat ODRA’s data verenigd was met de gegevens van andere partijen binnen een shared service center. “Het was een bijzonder complexe migratie maar het is – in heel korte tijd – ontzettend goed gelukt.”

Het meest omslachtige en ongewilde scenario

Toen de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) bij Rubicon aanklopte voor een migratie naar de Azure-cloud en implementatie van Microsoft 365, werkte de organisatie nog met netwerkschijven met alle servers on-premise binnen een shared service center. Pieter Paul van de Wal, manager bedrijfsvoering bij deze omgevingsdienst: “Omdat onze data niet apart stond maar was verenigd met data van andere partijen, was de migratie bijzonder complex. Al onze data moest worden losgepeuterd en als het ware in bakjes worden gestopt voordat het de cloud in kon.”

“Rubicon had verschillende migratiescenario’s liggen, dit is eigenlijk het meest omslachtige en ongewilde scenario. Maar het kon nu eenmaal niet anders in ons geval. We hadden veel haast en Rubicon heeft de technische migratie ongelooflijk snel – en soms met donder en geweld – gerealiseerd. Des te knapper hoe alles ook op gedocumenteerde wijze plaatsvond en hoe adequaat het is overgedragen aan onze functioneel beheerders”, aldus Van de Wal.

Gedateerde on-prem infrastructuur

Als omgevingsdienst heeft ODRA taken op het vlak van vergunningverlening, handhaving en toetsing binnen de domeinen milieu en leefomgeving. Daarnaast trekt het op met gemeentes en andere organisaties binnen diverse projecten, bijvoorbeeld op thema’s als stikstof en de energietransitie. ODRA werkt voor elf gemeentes in Gelderland en heeft ongeveer tweehonderd medewerkers.

“Naast personeel is IT onze belangrijkste asset. Of we nu contact hebben met bedrijven, burgers of andere overheden: alle informatievoorziening gaat tegenwoordig via IT”, aldus Van de Wal. Omdat de on-prem infrastructuur gedateerd was en minder paste bij onze wensen, wilde ODRA snel migreren en daarbij meteen Microsoft 365 omarmen. Na een positieve referentie van OD Haaglanden nam ODRA Rubicon in de arm.

Technische migratie

Rubicon heeft zich vooral ontfermd over de technische migratie. Van de Wal: “Vanwege de tijdsdruk hebben we besloten om eerst technisch over te gaan op de cloud en later pas te focussen op zaken als adoptie. Rubicon heeft ons volledig door de migratie heen gegidst en ons daarin in verregaande mate ontzorgd. Zo hebben ze de migratiestrategie uitgedacht, het oppakken van alle data georganiseerd en de afstemming met de shared servicepartij voor rekening genomen. Het is ontzettend goed gelukt in heel korte tijd: begin 2022 ging het traject van start, op 1 juli 2022 was alles over.”

Ondersteuning van functioneel beheerteam

Pas toen de technische migratie naar Azure en de implementatie van Microsoft 365 waren voltooid, is ODRA gaan kijken naar het functionele deel. Van de Wal: “Hoe ga je bijvoorbeeld om met mappenstructuren, het delen van documenten en toepassingen als Sharepoint en Teams? En op welke wijze kunnen we optimaal samenwerken in de cloud? Daar zijn we vooral in het half jaar na de implementatie intensief mee bezig geweest. En nu nog steeds optimaliseren we het een en ander.”

Vervolgens heeft Rubicon trainingen gegeven en het interne team van ODRA leren omgaan met de cloudmogelijkheden en het inrichten van het Azure-beheer. Momenteel helpt één consultant het functioneel beheerteam op locatie met alle technische vraagstukken die er nog liggen. Van de Wal: “Zo bouwen we steeds meer kennis op met betrekking tot zaken als het inrichten van mappen, autorisaties en Azure-componenten. Het is een soort train-de-trainerconcept: als ons functioneel beheerteam zaken op een gegeven moment zelf kan, kunnen zij het weer overdragen aan de gebruikersorganisatie. Tegelijkertijd willen we de écht technische kant zoveel mogelijk van ons afhouden, dat moet bij Rubicon blijven.”

Hulp bij alles binnen én buiten de scope

De manager bedrijfsvoering stelt dat ODRA misschien te naïef in dit project is gestapt: “We hadden zelf niet zoveel plannen over de aanpak, maar gelukkig heeft Rubicon ons zonder noemenswaardige kleerscheuren naar het eindpunt gebracht – al gaat in geen enkel project alles goed. Alles binnen de scope heeft Rubicon gewoon heel goed gedaan. Daarnaast hebben ze ons geholpen op andere vlakken. Zoals ondersteuning bij het kopen van Microsoft 365-licenties bij een andere partij en het koppelen aan andere experts uit hun netwerk die ons konden helpen bij de adoptie.”

Een goede basis, dan pas andere technologieën

Voorlopig blijft ODRA focussen op het neerzetten van een goede basis. De gedachte daarachter: eerst moet de cloud goed zijn ingericht, pas daarna kun je verder digitaal transformeren. Van de Wal: “Op dit moment zijn we dus wat minder ambitieus. Maar we kijken met veel interesse naar andere ontwikkelingen zoals robotisering, AI en sensors. Op termijn willen we misschien drones gebruiken voor vergunningverlening en toezicht en robotisering voor het automatiseren van administratieve werkzaamheden.”

‘Niet vanzelfsprekend: Rubicon gaat echt naast je staan’

Van de Wal: “We hebben een behoorlijke infrastructuur, maar Rubicon heeft echt de kern gebouwd. Omdat we ook veel waarde hechten aan hun advies en benieuwd zijn naar hun preferred suppliers, zijn ze altijd één van de eerste partijen die wij bellen – ongeacht de technologie in kwestie. De consultants van Rubicon bezitten ongelooflijk veel expertise en zijn altijd bereikbaar. Alleen met zulke mensen kun je snel door zo’n ontzettend lastige klus komen.”

“Wat ik niet vanzelfsprekend vind voor een IT-bedrijf: Rubicon gaat echt naast je staan en zorgt dat alles van begin tot eind wordt opgelost – ook als bepaalde dingen niet zijn afgesproken. En last but not least: ze blijven altijd professioneel en positief.”