Cases

De uitdaging

Binnen Ploeger Oxbo Group (POG) werd gebruik gemaakt van twee Dynamics CRM 2015 on-premise omgevingen, één omgeving in de USA en één in Europa. De wens is om beide omgevingen samen te voegen én van on-premise naar de cloud te brengen. Offline kunnen werken en het koppelen van verschillende ERP-systemen en websites zijn wensen.

Plan van aanpak

Gestart wordt met een analyse: hoe worden de omgevingen gebruikt en hoe past dat in een nieuwe tenant? Er wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheden van het no-code/low-code Microsoft Power Platform. In combinatie met meerdere model-driven apps, ondersteund door Power BI-rapporten met als onzichtbare kracht Power Automate voor de werkstromen. De datamigratie vindt plaats door middel van Visual Studio in combinatie met KingswaySoft SSIS.

Er wordt gekozen voor de strategie om stap voor stap de verschillende onderdelen aan te pakken: 

Europa:

• Functionele migratie Dynamics CRM 2015 naar Dynamics 365 online.
• Datamigratie van Dynamics CRM 2015 naar Dynamics 365 online.
• Koppelen website Europa aan Dynamics 365 Online (ingevulde contactformulieren worden omgezet naar Leads in D365 Online).

USA:

• Analyse en uitwerking hoe beide functionele eisen in één omgeving passen.
• Processen van beide landen op elkaar afstemmen (van Lead tot en met Invoice).
• Per tabel (formulier) overeenstemming krijgen van beide landen.
• Functionele migratie van Dynamics CRM 2015 USA naar Dynamics 365 online.
• Data analyseren van USA.
• Datamigratie voorwaarden bepalen met beide landen.
• Datamigratie van Dynamics CRM 2015 USA naar Dynamics 365 online.

Nadat deze stappen zijn afgerond, komen de volgende sub-projecten aan bod:

• Dynamics 365 Mobile Offline.
• Integratie ERP-systemen met Dynamics 365 Online.
• Koppeling met US-website met betrekking tot leadgeneratie.

Het resultaat

POG Europa is volledig gemigreerd naar en operationeel in de cloud. In de tussentijd is het proces geoptimaliseerd, van Lead tot Invoice. In de USA zijn de workshops in volle gang. We laten zien hoe Dynamics 365 Online voor Europa werkt en hoe USA hierin kan werken. Binnenkort werken POG Europa en USA in dezelfde Dynamics 365-omgeving.

Gedeelde Excel- en Word-bestanden zijn verleden tijd. Er wordt volledig in Dynamics 365 online gewerkt. Sales mensen in de USA reizen duizenden kilometers per jaar en komen op plaatsen waar geen wifi en dataverbinding is. Zij gaan werken met de mobile offline oplossing in Dynamics 365 zodat zij overal en altijd hun opportunities en quotes kunnen bijhouden.

De gezamenlijke online Dynamics 365 omgeving zorgt ook voor:

• Een eenduidige manier van werken in het sales proces.
• Rapportages uit minder bronnen.
• Makkelijk toegankelijke data.
• Betere beveiliging van data.

Rol RubiCrew

POG wilde zijn klanten beter en efficiënter van dienst zijn en medewerkers in staat stellen meer waarde toe te voegen voor klanten. Rubicon is specialist in grote Dynamics 365 implementaties. In samenwerking met POG hebben wij ervoor gezorgd dat alle afdelingen, processen en tools van POG samen één overzichtelijk geheel vormen in Dynamics 365. Door integratie met andere cloud-oplossingen zoals Power Apps, Power Automate en Power BI is één gedeelde werkelijkheid ontstaan. In een korte time-to-market is een totaaloplossing gerealiseerd waarmee POG beter in contact blijft met en inzicht heeft in zijn klanten. Over alle afdelingen, processen en contactmomenten heen.