Cases

Migratie vlot getrokken

IT-projecten zijn vaak veel duurder en tijdrovender dan voorzien. In het complexe web van mensen, processen en technologieën fungeert een (Agile) projectmanager als een dirigent die alle instrumenten harmonieus samenbrengt. Daardoor worden de planning, kwaliteit en scope gewaarborgd. Goed projectmanagement kan ook vastgelopen trajecten lostrekken, zo illustreren we aan de hand van een cloudmigratie bij het Rijk. Onze visie: haak een projectmanager aan vanaf moment 0.

Hoeder van het project

Technische ontwikkeltrajecten in de IT zijn complex, dynamisch, multidimensionaal en afhankelijk van talloze factoren. Zo is een naadloze samenwerking tussen meerdere organisaties en afdelingen vereist. En moeten mensen, processen en technologieën op de juiste manier in elkaar grijpen.

“Iedereen begrijpt waarom je een security-architect of DevOps-engineer nodig hebt, maar de meerwaarde van projectmanagement is minder bekend”, aldus senior projectmanager bij Rubicon Rogier Veeren. “Terwijl ik ervan overtuigd ben dat het betrekken van een projectmanager, die losstaat van een projectmanager of product owner van de opdrachtgever, een uitstekende return on investment oplevert. Hij of zij zorgt er namelijk voor dat de scope wordt bewaakt, het project gestroomlijnder verloopt, de planning wordt gehaald én dat aan alle kwaliteitseisen wordt voldaan.”

Microsoft-best practices en een PM’er

De waarde van (agile) projectmanagement blijkt goed uit een groot cloudmigratietraject van een Rijksoverheidsorganisatie, waar ook Rubicon aan heeft deelgenomen. Veeren: “Er moest een Azure-landingszoneplatform worden ontwikkeld. Zie het als een auto. Gebouwde componenten zoals de motor en het stuur waren in orde, maar stonden los van elkaar. Niemand was bezig met de auto als geheel. Na twee jaar bleek het project vastgelopen, waarna Microsoft werd gevraagd om een assessment te doen.”

De conclusie daarvan: er schortte het nodige aan de functionaliteit, veiligheid en schaalbaarheid van het platform, een andere werkwijze was vereist. Vervolgens werd besloten dat het platform verder gebouwd werd aan de hand van Microsoft-best practices. Veeren werd aangehaakt als projectmanager (gedetacheerd bij Microsoft). Zes maanden en drie Big Demo’s later kon het cloudplatform worden gereleaset.

Plannen, coördineren, bewaken

De hoofdtaak van een projectmanager is het plannen, coördineren en bewaken van de uitvoering van een project. Hij of zij zorgt voor duidelijke doelen, tijdlijnen en budgetten. Door samen te werken met stakeholders en (technische) teams, wordt geborgd dat het product voldoet aan alle specificaties.

In de regel zijn projectmanagers al ge-onboard in de initiatiefase. Tijdens workshops wordt er uitgebreid gesproken met stakeholders. De PM’er documenteert wat de ambities en strategieën zijn, wat er precies moet worden gebouwd, welke rollen en skills benodigd zijn, hoe de acceptatiecriteria luiden, wat het budget is en welke stakeholders betrokken moeten worden. Daarna stelt de PM’er de roadmap op, koopt de skills en resources in, helpt om de teams samen te stellen en organiseert een kick-off event. Van de initiatie tot de release zijn de belangrijkste taken van een PM’er bewaken van de scope en het budget, risicobeheersing en communicatie met stakeholders.

Veeren: “Wij kijken met een helicopter view naar het project om problemen vroegtijdig te kunnen signaleren en oplossen. Zie ons als het smeermiddel tussen verschillende lagen, afdelingen en partijen. Door alle teamleden en stakeholders regelmatig te spreken, kunnen we peilen hoe het met ze gaat en of er weerstand bij ze bestaat.”

Weerstand wegnemen

Projectmanagers spelen een cruciale rol in changemanagement, vertelt Veeren. “Eén van de grootste obstakels voor het uiteindelijke succes van een oplossing is weerstand binnen de organisatie. Door te spreken met betrokkenen, kunnen wij achterhalen of er personen of zelfs afdelingen tegen het project zijn.”

Bij de cloudmigratie in kwestie was dit volgens Veeren zonneklaar. “Een aantal medewerkers was ronduit tegen. Ze vreesden overbodig te worden en hadden veelal niet voldoende vertrouwen in de nieuwe technologie. Mijn taak was om met ze te gaan praten. Over de voordelen van de cloud en hun rol binnen de nieuwe situatie. Want, zo legde ik uit, er is nog steeds zat werk. Als je SQL-server clusters beheert, kun je dat blijven doen in de cloud. De technologie verandert weliswaar, maar daarvoor worden medewerkers opgeleid.”

Geruststellen: wapen tegen weerstand

Met een stakeholder-mindmap houden projectmanagers (onder andere) bij wie de mede- en tegenstanders zijn. Veeren: “Door te informeren over alle veranderingen en voordelen lukt het, ook bij andere projecten, over het algemeen goed om medewerkers en stakeholders gerust te stellen en aan boord te krijgen. Maar bij sommige mensen vindt dit geen weerklank. Bestaat de weerstand na enkele gesprekken nog steeds? Dan escaleer ik dit binnen de stuurgroep en wordt het van hogerhand opgepakt, soms tot aan C-level.”

 

Bij de cloudmigratie in kwestie besloten enkele medewerkers – waaronder een manager – uiteindelijk om de organisatie te verlaten. “Dat is ontzettend jammer, maar een project kan niet slagen als key spelers erop tegen zijn”, aldus de senior projectmanager.

Kennis-ready voor nieuwe technologie

Of het nu gaat om een cloudmigratie of de implementatie van een iPaaS-platform: medewerkers moeten beschikken over aanvullende kennis om met de nieuwe technologie aan de slag te kunnen gaan. In het takenpakket van projectmanagers valt ook het faciliteren van relevante trainingen en skilling-programma’s, door te zorgen dat daar voldoende budget en tijd voor is. Veeren: “Denk bij een migratie naar de Azure-cloud aan certificeringen zoals AZ-900 en trainingen op het gebied van security.”

Inhoudelijke kennis (meer dan) pre

Projectmanagementmethodes zoals PRINCE2, agile en SAFe en de daaruit voortvloeiende managementprocessen zijn – op zichzelf – in alle situaties gelijk. Veeren: “Ik zou dus kunnen meedraaien bij een maanmissie van de NASA. Maar het helpt enorm als je inhoudelijke kennis hebt, vooral bij complexe IT-projecten. Door te begrijpen wat er gebeurt en wat er wordt gezegd, kun je bijvoorbeeld betere inschattingen maken en problemen vroegtijdig signaleren. De projectmanagers van Rubicon beschikken om die reden over een hoog kennisniveau, wat blijkt uit alle inhoudelijke certificeringen die ze hebben.”

Vooral Agile, beetje waterval

Rubicon werkt in principe agile met sprints van twee weken, al zijn enkele elementen meer waterfall (zoals vooraf gedefinieerde kwaliteitseisen en vaste deadlines). Deze hybride aanpak vereist een zorgvuldige planning en een uitgekiende balans tussen resultaatgerichtheid en flexibiliteit. Dat pleit (des te meer) voor de inzet van projectmanagement – een dienst die lang niet altijd wordt afgenomen door klanten.

PM’er vanaf moment 0: voordelen

Traditioneel geldt er voor dit soort projecten een inzetverplichting. Meer en meer organisaties hebben echter behoefte aan verantwoording, meetbare resultaten en waarborgen rondom concrete uitkomsten. Daarom wordt steeds vaker een resultaatverplichting opgenomen in het contract, een trend waar Rubicon graag in meegaat.

Veeren: “Er zijn genoeg verhalen te horen over onrealistische salesbeloften die worden gedaan. In de visie van Rubicon wordt een projectmanager het liefst al bij de verkennende gesprekken betrokken. Een projectmanager kan namelijk al in het prilste begin schetsen wat haalbaar is qua tijd, kosten en kwaliteit. En dus een realistische roadmap opstellen.”

Weerstand wegnemen

Een projectmanager die vanaf het begin betrokken is kan niet alleen de scope en planning continu beoordelen en aanpassen, maar ook weerstand in een zeer vroeg stadium identificeren en managen. Veeren: “Zo garandeer je dat organisaties daadwerkelijk het resultaat krijgen dat hen is beloofd en voorkom je dat projecten ontsporen.”

 

Kennis van context en historie

Daar komt nog een voordeel bovenop, vertelt Veeren. “De projectmanager kent de hele context en historie van het project, waardoor hij of zij makkelijker inschattingen kan maken. Bovendien: in de praktijk blijkt vaak dat niet alles wat in het voortraject is besproken, ook is gedocumenteerd.”

Migratie vlot getrokken

De inbreng van een projectmanager, zo werd ook buiten Rubicon geconstateerd, heeft de genoemde cloudmigratie van de overheidsorganisatie vlot getrokken. Veeren: “Achteraf is het altijd makkelijk praten, maar in retrospectief was het beter geweest om al in de initiatiefase – en liefst daarvóór nog – een projectmanager aan te haken. Enfin: eind goed, al goed. Zes maanden na de assessment stond er een robuust Azure-platform.”