Cases

De uitdaging

Een grote verzekeringsgroep wil al haar netwerkschijven en on-premises SharePoint 2013-omgevingen migreren naar Office 365. Dit betreft persoonlijke netwerkschijven, groepsnetwerkschijven en SharePoint on-premises teams- en projectensites. Veel en complexe financiële data die gebonden is aan juridische bewaartermijnen en de daarvoor aanvullende wet- en regelgeving. Er is geen inzicht in de hoeveelheid data en het type data dat is opgeslagen op de verschillende on-premises databronnen.

Plan van aanpak

De migratie zijn we gestart met een data-analyse om de migratiestrategie te bepalen. Hierbij moesten de volgende vragen worden beantwoord:

• Om hoeveel data gaat het totaal en per silo (Usershare/Fileshares/SharePoint)?
• Over wat voor soort data hebben we het?
  < 2 jaar
  < 8 jaar
  > 8 jaar
• Wie zijn de data-eigenaren?

Aan de hand van deze gegevens zijn de migratiestrategie en doorlooptijd bepaald. Hierbij moest de migratie van de usershares en SharePoint on-premises gereed zijn voor het einde van het jaar.

In totaal ging het om 230 terabyte aan gebruikersdata (persoonlijke schijven, groepschijven en SharePoint on-premises). Deze data is in een periode van 25 jaar ‘verzameld’. Het merendeel wordt niet meer actief gebruikt en is reeds geschoond of gearchiveerd. Hierbij zijn zaken als wettelijke bewaartermijnen in acht genomen. Het opschonen en archiveren van de data of opdracht geven tot, is de primaire verantwoordelijkheid geweest van de data-eigenaren/coördinatoren. 

Volledige migratieactiviteiten die zijn uitgevoerd:

• Analyse van brondata om de migratiestrategie te bepalen.
• Opschonen van brondata als randvoorwaarde voor de migratie.
• Migratie usershares naar OneDrive.
• Migratie van SharePoint on-premises naar SharePoint Online.
• Migratie fileshare naar SharePoint Online en Teams.
• Inrichting sensitivity labels volgens de Rubicon AIP Baseline.
• Inrichting Data Loss Prevention Policies volgens de Rubicon AIP Baseline.
• Inrichting Information Governance volgens de Rubicon AIP Baseline.

Het resultaat

De verzekeringsgroep wil de volgende stap zetten om hun IT-landschap naar de cloud te bewegen. Hierbij is de migratie van on-premises data van belang. Het beschikbaar stellen van data binnen de Microsoft Cloud omgeving van de verzekeringsgroep helpt bij de ondersteuning van de eindgebruikers en de adoptie van het Microsoft 365 platform. 

Daarnaast kan de verzekeringsgroep na de migratie gebruik maken van de filestorage binnen Microsoft 365 en kan men, zoveel mogelijk, afscheid nemen van de on-premises storage. Dit levert een aanzienlijke kostenbesparing op. Daarnaast heeft de verzekeringsgroep nu een omgeving waarbij op een moderne manier over alle business units plaats/locatie- en tijdsonafhankelijk kan worden (samen)gewerkt.

Rol RubiCrew

Eerst is door Rubicon inzicht in de hoeveelheid en het type data verschaft. Daarna is een plan ontwikkeld om de migratie op een eenduidige geautomatiseerde wijze via PowerShell en ShareGate te laten verlopen. Tijdens de migratie werden de data-eigenaren via een geautomatiseerd proces geïnformeerd over de migratie, acceptatiemomenten en livegang van de verschillende componenten. De migratie is gefaseerd uitgevoerd:

• Fase 1: migratie persoonlijke fileshares naar OneDrive.
• Fase 2: migratie SharePoint on-premises naar SharePoint Online.
• Fase 3: migratie groups en project fileshares naar MS Teams.